Ak potrebujete poslať list toho istého znenia
na desiatky, alebo stovky rôznych adries, najefektívnejšie je využitie
hromadnej korešpondencie (Mail Merge) vo Worde. Na vytvorenie formulárových
listov, menoviek s adresami, alebo obálok použijeme Pomocníka
hromadnej korešpondencie. Práca s hromadnou korešpondenciou
je rozdelená do 3 krokov:
Vytvorenie hlavného dokumentu
Vytvorenie zdroja dát
Zlúčenie údajov s hlavným dokumentom
Zdroje údajov firemných adries, a iných
ukazovateľov, ako napr. počet zamestnancov, výšku ročného obratu a iné
údaje, bývajú veľmi často v tabuľkách Excelu.
Budeme sa teda zaoberať výlučne so zdrojom dát v Exceli a vytvoríme si
menovky s adresami firiem. Ukážku časti listu Excelu
(ZakTab) vidíme na obr.2.
Zošit obsahuje 3 listy, z ktorých ZakTab je tabuľka, ktorá obsahuje
adresy firiem a ostatné sú čísleníky.
Listy PočetPrac a Obrat vidíme na obr. 3 a 4.
Vo Worde si klikneme na
Nástroje-Hromadná korešpondencia - Menovky s adresami (
obr.5). Ako druhý krok otvoríme zdroj údajov v Exceli
a v okne na obr.6 zaškrtneme políčko
vybrať metódu.
Word totiž má predvolené načítavanie programu Excel cez
DDE (Dynamic Data Exchange). V prípade, ak máme v zošite Excelu,
ktorý chceme použiť ako zdroj údajov, viac listov, je treba
otvoriť súbor programu Excel cez ODBC. ODBC je ovládač
zdroja údajov, ktorý spĺňa štandard ODBC.
Ovládače ODBC poskytované spoločnosťou Microsoft sa inštalujú pri
inštalácii programu Query. Ak chcete mať v systéme tieto ovládače
nainštalované, nainštalujte si program Query. Po výbere metódy
sa zobrazí okno, v ktorom potvrdíme otvorenie
zdroja údajov cez ODBC a v ďalšom okne
klikneme na možnosti. Zobrazí sa
okno obr.7, v ktorom začiarkneme nielen
Tabuľky ale aj Systémove tabuľky.
Ak by sme nezačiarkli
Systémove tabuľky, nezobrazili
by sa jednotlivé listy zošita. Potom sa v okne obr.8
zobrazia mená všetkých listov zošita. Zvolíme list s adresami.
Po výbere nálepky môžeme vkladať zlučovacie polia
a vytvoriť adresy na nálepky.
Ak chceme vybrať zo zdroja údajov len tie firmy,
ktorých počet zamestnancov je napr. medzi 500 a 1000, musíme použiť
čísleník, ktorý je na hárku početzam. Vtedy pred vkladaním
zlučovacích polí (obr.10 zadáme v okne
Dotaz-možnosti (obr.9)
voľbu počtu zamestnancov. Číselník udáva napr. číslo 6 pre kategóriu
počtu zamestnancov 500 až 1000. V okne obr.9 vidíme, že
v prípade potreby by sme mohli zadať ďalšie kritéria, ako napr. ročný
obrat firmy (číselník je na liste obrat) prípadne iné kritéria.
Po zlúčení sa vytvoria nálepky len pre firmy, ktoré spĺňajú
zadané klritéria.
